OBLIGATIONS RGPD - COMMENT LE MINISTÈRE RESPECTE SES OBLIGATIONS

1. En prévoyant dans chaque FORMULAIRE de collecte de données une clause d’information

Le texte est court et doit être insérer en bas du formulaire.

Pour votre bonne information :

Suite à l’entrée en vigueur du Règlement européen du 27 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel (RGPD), le Ministère de la Communauté française (Fédération Wallonie-Bruxelles) est tenu d’informer ses usagers sur l’utilisation qu’il fait de leurs données à caractère personnel.

Les données collectées par le présent formulaire font partie d'un traitement réalisé par le Ministère en tant que responsable de traitement (au sens du RGPD). 

Pour de plus amples informations sur ce traitement ou pour exercer vos droits, cliquez ici ou envoyez un courriel à notre Délégué à la Protection des données (DPD) à l’adresse suivante : protectiondesdonnees@cfwb.be. 

 

2. En mettant à disposition (soit lien URL dans la clause ci-dessus, soit renvoi vers un site internet qui décrit le traitement soit demande au DPD de disposer du document)

Déclaration d’utilisation des données – Ministère de la Communauté française

Le Ministère de la Communauté française (en tant que responsable de traitement au sens de l’article 4 RGPD) est tenu d’informer ses usagers sur l’utilisation qu’il fait de leurs données à caractère personnel.

En tant qu’autorité publique, le Ministère de la Communauté Française (ci-après « Ministère ») collecte, exploite, communique ou transfert vos données à caractère personnel (ci-après « données ») dans un contexte juridique et organisationnel précis. Chaque traitement est répertorié dans un registre interne.

Vos données sont traitées conformément au RGPD (Règlement européen du 27 avril 2016) et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Vous pouvez demander, à tout moment, à une notre institution d'obtenir des informations sur les traitements mis en place par le Ministère et les opérations que nous réalisons avec vos données.

 

1. Quels sont le(s) responsable(s) du présent traitement et le(s) sous-traitant(s) impliqué(s)

Le responsable de traitement du traitement de données à caractère personnel concerné par la présente politique (au sens de l’article 4 du RGPD) est l’autorité publique suivante :

• Ministère de la Communauté française (ci-après « Ministère »)
• Représenté par son Secrétaire Général, Monsieur Frédéric Delcor
• Boulevard Léopold II, 44 - 1080 BRUXELLES
• Site internet : http://www.federation-wallonie-bruxelles.be/a-propos-de-la-federation/l… 

Le sous-traitant principal du Ministère (au sens de l’article 4 du RGPD) est l’autorité publique suivante :

• ETNIC
• Représenté par son Administrateur général,
• Bâtiment Le Zénith
• Boulevard du Roi Albert II, 37 - 1030 Bruxelles
• Site internet : https://www.etnic.be/

 

2. Quel est le traitement concerné par la présente politique ?

Dans le cadre de ses missions, le Ministère, via l’Administration Générale de la Culture traite vos données dans le cadre du processus/traitement suivant : Site web statique et E-Shop / « AGC-Mariemont-01 ».

 

3.1. Fondement

Vos données sont traitées sur un fondement précis, clair et prévisible.

En l’occurrence, le présent traitement est pour partie nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public, à l’exécution d’obligations contractuelles et il se fonde pour partie votre consentement.

3.2. Finalité(s)

Vos données sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités.

En l’occurrence, vos données sont collectées aux fins de :

Finalité	Fondements
Organisation des services de la bibliothèque	Mission d’intérêt public Obligations contractuelles Consentement
Satisfaire aux achats en ligne et sur place	Obligations contractuelles Consentement
Rédaction d’informations commerciales internes ciblées	Consentement
Calculs statistiques	Mission d’intérêt public

 

3.3. Opérations réalisées sur les données & Liste des données traitées

Les opérations réalisées sur vos données sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

En l’occurrence,

• Le Ministère collecte :
• - directement auprès des personnes concernées les données suivantes : nom, prénom, adresse, âge, n° de compte bancaire, n° de carte de crédit/débit
• Le Ministère utilise les données suivantes pour accomplir les tâches suivantes : 
• - Tenue de comptabilité ;
• - Gestion des commandes, des achats et des emprunts ;
• - Rédaction d’un mailling list ;
• - Réalisation de calcul statistiques.

 

3.4. Durée(s) de conservation & Délai(s) d’archive

Vos données sont conservées, sous une forme permettant l'identification des personnes concernées (sans pseudonymisation et/ou anonymisation) pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (durée de conservation spécifique).

A l’expiration de cette durée, vos données peuvent être :

• Soit supprimées ;
• Soit conservées afin de respecter des délais légaux, décrétaux ou réglementaires en vigueur sur le plan comptable et/ou juridique ;
• Soit archivés à des fins historiques, de statistiques et de recherches, dans le respect des délais et conditions prévues par la législation et la réglementation sur les archives publiques.

Lorsque vos données sont archivées, elles peuvent être pseudonymisées et/ou anonymisées selon les protocoles en vigueur au Ministère.

En l’occurrence, vos données sont conservées 10 ans. Au terme de cette durée, elles sont supprimées.

 

3.4. Sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place par le Ministère et l’ETNIC afin de garantir la protection et la sécurisation de vos données.

En l’occurrence, vos données sont :

• hébergées sur un serveur situé sur le territoire de l’Union Européenne ;
• sécurisées via un système d’identification et d’authentification.

 

3. Quels sont vos droits ?

3.1. Description de vos droits

En tant que citoyen, vous pouvez exercer un certain nombre de droits dans les conditions et cas prévus par la RGPD. Vos demandes sont analysées au cas par cas afin de pouvoir vous apporter une réponse dans les délais légaux qui corresponde à vos besoins et aux missions du Ministère.

À tout moment, vous pouvez demander à notre institution :

• d’accéder à vos données ;
• d’obtenir la rectification de vos données inexactes ;
• d’obtenir la limitation du traitement de vos données dans certains cas prévus par le RGPD ;
• de s’opposer au traitement de vos données dans certains cas prévus par le RGPD ;
• d’obtenir, l’effacement de vos données dans certains cas prévus par le RGPD ;
• de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Pour plus d’informations sur vos droits : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-…-

 

3.2. Consignes pour exercer vos droits efficacement

Pour exercer vos droits, vous êtes invités à suivre les consignes suivantes :

• envoyer un courriel à notre Délégué à la Protection des Données (DPD) à l’adresse suivante : protectiondesdonnees@cfwb.be ;
• mentionner le droit que vous souhaitez exercer ;
• indiquer les informations que vous souhaitez obtenir ;
• préciser l’intitulé du traitement et/ou le service qui le réalise  (si vous connaissez ces informations) ;
• apporter la preuve de votre identité en annexant, par exemple, à votre demande une copie de votre carte d’identité (recto/verso) avec un paraphe daté, le nom de notre organisation, la date et l’objet de votre demande (et ce afin que celle-ci ne puisse pas être utilisée ultérieurement à d'autres fins).

Pourquoi ce document est-il demandé ?

Afin de respecter la vie privée de chaque citoyen, le Ministère doit vérifier l’identité de la personne qui introduit la demande et authentifier cette personne dans son parc applicatif.

Cette copie n’est accessible qu’au délégué à la protection des données et est automatiquement supprimée dès que l’identification et l’authentification ont pu être réalisées avec certitude.

La simple mention de votre numéro de registre national ne suffit pas. Si le Ministère ne peut procéder à cette vérification, aucune suite ne pourra être donnée à votre demande.

 

3.3. Délai(s) de réponse

Le Ministère dispose d’un délai légal d’un mois pour répondre à votre demande à partir de la réception de votre courriel par notre service. Cependant, pour que le délai commence à compter, la demande doit être complète et votre identité doit être prouvée. A défaut, le délai est « suspendu » dans l’attente des informations nécessaires.

Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

 

3.4. Recours

Si vous n’êtes pas satisfaits du suivi réalisé par le Ministère, vous pouvez vous adresser à l’Autorité de Protection des Données (APD) afin :

• d’obtenir des renseignements via le Service de Première ligne qui accompagne les démarches des citoyens ;
• de demander une médiation si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre demande par le Ministère de la Communauté française ;
• d’introduire une plainte après avoir épuiser toutes les autres voies de recours.

L’Autorité de Protection des données dispose d’une politique de classement sans suite des dossiers qui permet aux citoyens de mieux appréhender les possibilités d’actions qui s’offrent à eux.